Das Angebot wurde abgegeben, Kundengespräche und einige Verhandlungen erfolgreich zu Ende geführt, nun ist der Auftrag da. Doch der Termin ist knapp, das Thema komplex, die Mittel begrenzt. Um hier den Überblick nicht zu verlieren und das Projekt erfolgreich durchzuführen ist die Wahl der richtigen Projektmanagement Software enorm und der stützende Pfeiler durch das gesamte Projekt.
Gearde für Projekte und Jobs aus dem IT-Bereich ist diese Software oft notwendig, um den komplexen Überblick zu behalten.
Mit Projektmanagement Software Projekte besser verwalten
Mit Hilfe des Projektmanagement Software definieren wir zu aller Erst, abhängig von der Komplexität, einen groben Ablaufplan unseres Projekts. Beginnend bei der Vorphase, über Entwurfsphase, Designphase, Realisierungsphase, etc. bis hin zur Inbetriebnahme. Termine werden eingepflegt, welche sich bei Terminverschiebungen automatisch anpassen müssen. Es werden Arbeitspakete erfasst (später definiert) und die einzelnen Phasen werden durch Meilensteine abgeschlossen. Mit Zusatzfunktionen der Projektmanagement Software können Team- und Strukturplan entpsrechend dargestellt werden. Die Teammitglieder werden hierbei "Ressourcen" genannt. Mit Hilfe der "Skill Management"-Funktion lassen sich zusätzliche Fähigkeiten der Ressourcen besser festhalten.
Nun wird das Budget noch entsprechend fest gehalten. Hierfür werden die Kosten der Ressourcen (z.B. Stunden-Aufwand) separat erfasst. Über Reports können wir jeder Zeit festhalten, ob wir uns unser Budget noch nicht überschritten haben.
Ebenfalls praktisch: Die Möglichkeit zum Erfassen einer Risikomatrix. Hierbei werden Ereignisse mit Wahrscheinlichkeit und Auswirkung erfasst. Entgegen diesen werden sinnvolle Gegenmaßnahmen entschieden.
Durch weitere Report-Funktionen können für die wöchentlich stattfindenden Projekt-Meetings für den teilnehmenden Personenkreis schnell Projektfortschritt, Budget, etc. in übersichtlichen Charts dargestellt werden.
Wichtig ist zudem, dass die Software von mehreren Usern parallel verwendet werden und editiert werden kann (sogenannte MultiUser – Anwendungen).
In jedem Projektteam sollte es mind. einen User geben, welcher den Stand des Projekts regelmäßig aktualisiert.